人际沟通好难? 5大说话技巧,不靠职权也能「说动」下属
5大说话技巧,不靠职权也能「说动」下属

在职场上,说话技巧是一们大学问,尤其对于注重团队运作的保险业主管而言,学习良好的说话技巧是带领组织前进很重要的能力。当职位越高,所带领的团队越庞大,组织的年龄层分布也越广。面对年轻一辈的生力军,常常会遇到世代断层的认知落差,一句话可能会造成「说者无意,听者有意」的状况,错误的应对方式,往往会造成与部属之间的误解。

面对越来越年轻化的职场环境,主管已无法只靠传统领导的方式,用职位、权威镇压「小朋友」。若想让下属心甘情愿、心服口服的为团队努力,良好的说话技巧就很重要。

说话技巧一:接纳不同世代的想法

说话技巧-尊重不同想法
給予不一樣的想法尊重 / 图:123射频

想和不同年龄层的下属打好关系,就必须了解他们在想什么。人在不同时代、不同背景的成长环境下,难免会有认知上的落差。一个生长在戒严时期的长辈,和一个生长在社群发达时代的年轻人,两人所接受的资讯和文化冲击,势必是截然不同。

90后的年轻人,思考独特、想法创新,他们对于不同文化及价值,经常抱持开放的态度,勇于冒险、勇于打破常规,这些都是时下年轻人的普遍特征。

因此,主管需站在同理心的角度去思考,去接受自己不习惯的想法或作为,了解他们的想法后,依照不同的状况给予支持,让他们感受到被尊重,进而更好融入团队。

说话技巧二:倾听、倾听、再倾听

说话技巧-学习聆听
耐住性子聽聽看他人的想法 / 图:123射频

一个失败的沟通,往往在于单向的传达,只出不进,只讲自己想讲的、听自己想听的,而没有真正开启与对方沟通的桥梁。因此,主管在协助解决问题时,要先当一个好听众,给出空间让下属表达自己的想法,找出问题点,才能对症下药。

当下属有异于自己的想法时,先别急着否定,心平气和坐下来讨论,当一个团队出现不同想法时,适当的冲突和辩论能激起不一样的火花,才是有效的沟通方式。若以职权强迫下属听从自己的建议,可能会引起不必要的反弹,破坏组织的和谐。

说话技巧三:重要的事重复说

说话技巧-重复传达重要的讯息
重复、確實的把重要訊息傳達 / 图:123射频

「因为很重要,所以说三遍。」这句话变成时下许多人爱用的一句话,也确实挺有道理。人与人在沟通时,往往会因为认知或立场的不同,彼此间不在同一个频道上,就容易有沟通不良或误解产生。

为了确保下属正确收到你要表达的指令,主管在沟通时,可以观察下属的表情变化,并制造机会,让对方重述一次你的意思。例如,开了一场长达一小时的会议后,利用最后的十分钟,把刚刚长篇大论重点浓缩再说一遍,并再次向下属确认:「这样你了解了吗?」若得到肯定的回覆时,请对方再用自己的话阐述一次。确保下属有将重点听进,而不是自己讲完就没事,这才是有效的沟通方式。 

说话技巧四:慎选沟通的字眼和语气

说话技巧-保持良好态度
不好的語氣和字眼會破壞溝通的成果 / 图:123射频

有时主管在指导部属时,会使用较严厉或尖锐的语气表达,表现出强硬的长官权威。这种用职权强压下属的作风,常常会拉开与下属间的距离。下属为了不犯错被骂,比较会中规中矩按照主管方法做事,反而抹煞了不同想法的激荡,也会影响工作团队的士气。

因此,在与下属沟通时,尽量以鼓励和激励的方式带领团队,避免压迫和强硬的态度,让沟通的过程中更圆滑,提升整体团队工作效率。

说话技巧五:对话中善用CTA

说话技巧-沟通后尝试用简短的CTA让他人有方向可循
溝通後嘗試用簡短的CTA讓他人有方向可循 / 图:123射频

主管和下属沟通时,需思考如何在这段沟通对话结束后,引导下属往你想要的方向执行,换句话说,在对话当中善用「行动召唤」(CTA,呼吁采取行动)。倘若对话中没有CTA,那么你们的沟通就只是单纯传达讯息而已。

为了让下属更明白你想要的执行方向,可以举些实际的例子并说明,让下属透过案例中了解你的想法,更能抓住方向。表达时尽量明确、清楚,避免使用较空泛的字眼,譬如:「这位客户可以再更深入沟通」,如何的「深入」法,这必须要详加说明,否则下属只会一头雾水。 

有人说「做事简单,做人难」,人与人之间的相处是一件很微妙的事,如何与部属沟通、如何带领团队前进,这些都是身为主管的你并须面对的考验。然而,遇到瓶颈了该怎么办?别担心,这些能力是可以透过教育课程培养训练的,透过专业老师的指导,你也能找出自己的盲点,突破难关。

参考来源:

3个沟通技巧,当一个让部属更信服的好主管
向下管理沟通技巧如何与部属建立良好人际
5 每个经理都应掌握的沟通技巧
好主管不怕部属犯错! 5个让人心服口服的「向下沟通」技巧
职场求生的10个沟通技巧

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