有效溝通檢核表!4大元素,告訴你職場溝通技巧課程沒說的秘密

有效溝通檢核表!4大元素告訴你職場溝通技巧課程沒說的秘密

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市面上的溝通課程各有千秋有的著重溝通的表達方式有的偏重溝通的語句有的側重溝通時的肢體語言……究竟該怎樣才能成為一個「善於溝通」的人呢?

德國社會學家哈伯瑪斯(Jürgen Habermas)在其知名的《溝通行動理論》中曾指出舉凡在學校職場等人類社會的情境中成功的溝通都必須具備四種元素缺一不可任何溝通如何少了其中一種要素那將會產生扭曲的溝通無法達到溝通行動的目的

職場溝通技巧課程沒說的秘密一正當性

第一種要件叫做正當性也就是任何發言要「名正言順」才能被人接受如果發言者喜歡越俎代庖逾越自己的職權講了不屬於自己本分的言論就算講得再好也很難獲得認同

好比在開跨部門會議時資訊部主管突然對業務部的業績指指點點就算是出於好意但業務部同仁聽了難免覺得刺耳如此非但沒有達到溝通改進的目標反而造成兩個部門的嫌隙這便是因為發言缺乏正當性所致

職場溝通技巧課程沒說的秘密二真理性

第二個要件稱為真理性也就是發言的內容應當要合乎事實不該出現浮誇或造假的言論好比一位業務員浮報業績甚至還會在數據報表上動些手腳久而久之就算他所提的意見再有道理旁人也很難聽得進去因為旁人會質疑他講的話「不是真的」就算說得再好聽也是枉然

職場溝通技巧課程沒說的秘密三真誠性

第三個要件叫做真誠性就如同字面上的含意任何溝通都必須建立在一個真誠的基礎上才有辦法進行下去所謂「理直氣和」就是這個道理

當主管在糾正下屬的錯誤時雖然言之有理但如果態度不佳甚至透過言語羞辱下屬那麼也無法達到讓人「心服口服」的溝通目的因為人們會對於各種敵意言論產生自我防衛的心態在「不甘受辱」的心理狀態下各種大道理是很難聽進去的當一個人態度不好就算是動機良善講話再也道理也很難有人會信服

職場溝通技巧課程沒說的秘密四可理解性

最後一個要件則是可理解性也就是要「聽懂對方在說什麼」才不會出現誤解和曲解的情形好比跟法國人講話如果沒學過法語那麼深入的溝通將很難產生最多只能比手畫腳

又譬如有些人講話喜歡「吊書袋」講了一堆艱澀難懂的專有名詞全場只有他自己聽得懂這樣的溝通當然也是失敗的若想達到「可理解」的條件最好的方式就是「從對方的立場用對方的語言講對方能聽懂的話」

若我們將上面四個溝通重點整理一下大概就可以用八個檢核項目來檢視自己的溝通過程

你的建議屬於你的職權範圍嗎?
你的言論有合乎你的身份或角色嗎?
你的言論有合乎你的身份或角色嗎?
你講的話有沒有數據或案例的支持?
你講的內容有沒有過於浮誇之嫌?
你在發言時態度是不是正面友善的?
你在發言時有表現出責備輕視嘲笑的姿態嗎?
你講的內容別人都能聽懂嗎?
你講話的風格別人會覺得不習慣嗎?

如果有一天跟人起了衝突或者在生活中時常出現「講不聽」的情形不如用這個檢核表來回顧自己的溝通過程相信很快就可以找出問題的癥結

儘管人與人之間的溝通問題有千百種職場上也有著各式各樣的溝通課程但歸根究底溝通的衝突不外乎是在這四個環節出了差錯平時只要能做到發言正當言之有物態度謙和語言友善任何人都可以是個溝通高手

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