提高「工作效率」的5大妙招,讓準時下班不再只是夢!
提高「工作效率」的5大妙招

團隊是由個體所組成的要使團隊強大就要確保每個人都處在最佳狀態中才能有工作效率高的表現以下5項好習慣是打造強大團隊的必要條件!現在就一起來了解要怎麼做才能成為一個高工作效率的人不僅能把事情快速做好又能準時打卡下班!

提高工作效率妙招一每天給自己「今日任務」

提高工作效率
每日的一開始先做個今日的To do list / 图:123射频

「拖延症」是大家很常犯的毛病我們常常認為手邊的事很快就可以做完於是漫不經心得處理到最後莫名其妙越堆越多事被迫用加班來解決這些工作債無法讓自己好好休息心情也很易怒煩躁-這就叫瞎忙!

這是因為我們常常沒有為自己設定「時間底線」舉例來說如果不想加班也不想降低團隊的整體效率我們就要規定自己在下班前一定要完成哪些事情從早上一進公司就要很清楚自己的「今日任務」是什麼,如此一来,我們就會更珍惜時間努力完成這些事項讓自己可以準時下班也不會為團隊帶來困擾

告訴自己「我不要加班」也就是在提醒自己做事要更有效率更懂得把握時間除了「今日任務」也可以為自己設定「本周任務」告訴自己「我假日絕不工作」代表週五之前我一定要完成哪些事情如此一來也能讓團隊更有效率!

提高工作效率妙招二剖析自己的先後次序

提高工作效率-分清楚任務的輕重緩急
分清楚任務的輕重緩急 / 图:123射频

每個人都是不同的個體認知著不同的世界因此形成了各種價值觀重視著不同的事情有些人很重視家庭有些人很重視健康有些人很重視友誼有些人很重視金錢…每個人所重視的面向都不同也因此影響了自己做事安排時間的先後次序

在團隊中我們常常因為要與人合作而調整自己做事的順序有些人會在某些情況下委屈自己因此把自己認為更重要的事情往後擺打亂了原本的步調影響了自己的生活讓自己很不愉快也破壞了團隊的和諧

我們需要常常問自己「對我而言最重要的是什麼?」「我為什麼要做這些事?」當我們清楚了解自己所看重的是什麼就能很有條理得安排事情的先後順序也能讓他人感受到你對自己的生活很認真降低他人來打亂你生活次序的機會

提高工作效率妙招三表明自己的時間安排

工作效率-讓他人也意識到妳的時間安排
讓他人也意識到妳的時間安排 / 图:123射频

承上一點藉由了解自己所重視的是什麼來「剖析自己的先後次序」因此更明白自己工作以外的時間要如何運用安排

「透過了解我們分配時間的方式別人也會更認識我們」假如每週二晚上下班後是與家人聚餐的時間可以提早告知團隊其他人自己幾點就必須要離開如此一來能讓大家清楚自己是個很重視家庭的人,久而久之,同事也會記得在週二這天盡量不耽誤你的時間

不要害怕這樣做會像是在逃避工作因為如果清楚自己的先後次序有明確的時間規劃別人也才不會覺得你漫無目的事先表明自己的時間安排不但對得起自己也能對別人有所交代會讓別人覺得與你共事很安心團隊也可以更明確得分配工作掌握進度與效率

提高工作效率妙招四妥當安排會議時間

工作效率-讓會議進行的有效率
讓會議進行的有效率 / 图:123射频

開會要清楚目的才能簡短又有效率大家都不喜歡又臭又長的會議然而會議時程常常是誰都說不準的事情其實這會大大影響團隊整體的進度

會議前需要時間準備會議後當然也需要時間消化如果你身為一個會議發起者建議在下班前兩小時就完成所有會議舉例來說晚上六點是下班時間四點之後就盡量別再安排會議除非緊急狀況

下午五點開會可想而知過程中大家都很難專注心裡不是想著有什麼事還沒完成就是只想著快點下班一開完會大家就鳥獸散剛剛說的重點直接被拋在腦後隔天上班才在回想昨天開會的內容甚至又要再發一次會議重複講同一件事情浪費不少寶貴的時間

提高工作效率妙招五認清極限將大目標分階段完成

工作效率-時間安排上不要超出自己的極限
時間安排上不要超出自己的極限 / 图:123射频

一天24小時是天底下最公平的事除了工作以外每個人都有不同的職責與任務(例如為人父母還要把時間留給孩子朋友關係也需要花時間經營……)除此之外沒有人不需要睡眠休息我們都不是機器人無法24小時開機

要認清一件事實──「事情永遠不會有做完的一天」我們雖然可以選擇加班但我們不可能因為瘋狂加班而把所有的事都做完要認清自己時間和精力是有極限的設法將遠大的目標分成階段目標來完成每天適當給自己任務也能更放心享受休息的時光

團隊立定大目標是好事但是若為了快速達成大目標而操死自己操死員工那就是蠢事了!高效率的團隊不一定需要加班因為「加班」某個層面來說就代表了「沒效率」而有良好的休息也才有力氣為目標繼續努力

懂得設定階段目標排好先後次序不盲目開會不漫無目的得加班才能打造出超高效率的強大團隊!

参考来源:

7 個習慣讓你六點準時下班而且毫無罪惡感!

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