提高「工作效率」的5大妙招,让准时下班不再只是梦!
提高「工作效率」的5大妙招

团队是由个体所组成的,要使团队强大,就要确保每个人都处在最佳状态中,才能有工作效率高的表现。以下5项好习惯,是打造强大团队的必要条件!现在就一起来了解要怎么做,才能成为一个高工作效率的人,不仅能把事情快速做好又能准时打卡下班!

提高工作效率妙招一:每天给自己「今日任务」

提高工作效率
每日的一開始先做個今日的To do list / :123RF

「拖延症」是大家很常犯的毛病,我们常常认为手边的事很快就可以做完,于是漫不经心得处理,到最后莫名其妙越堆越多事,被迫用加班来解决这些工作债,无法让自己好好休息,心情也很易怒、烦躁-这就叫瞎忙!

这是因为我们常常没有为自己设定「时间底线」。举例来说,如果不想加班,也不想降低团队的整体效率,我们就要规定自己在下班前一定要完成哪些事情,从早上一进公司,就要很清楚自己的「今日任务」是什么,如此一来,我们就会更珍惜时间,努力完成这些事项,让自己可以准时下班,也不会为团队带来困扰。

告诉自己「我不要加班」,也就是在提醒自己做事要更有效率、更懂得把握时间。除了「今日任务」,也可以为自己设定「本周任务」,告诉自己「我假日绝不工作」,代表周五之前我一定要完成哪些事情,如此一来也能让团队更有效率!

提高工作效率妙招二:剖析自己的先后次序

提高工作效率-分清楚任务的轻重缓急
分清楚任務的輕重緩急 / :123RF

每个人都是不同的个体,认知著不同的世界,因此形成了各种价值观,重视着不同的事情。有些人很重视家庭、有些人很重视健康、有些人很重视友谊、有些人很重视金钱…每个人所重视的面向都不同,也因此影响了自己做事、安排时间的先后次序。

在团队中,我们常常因为要与人合作而调整自己做事的顺序,有些人会在某些情况下委屈自己,因此把自己认为更重要的事情往后摆,打乱了原本的步调,影响了自己的生活,让自己很不愉快,也破坏了团队的和谐。

我们需要常常问自己,「对我而言,最重要的是什么? 」「我为什么要做这些事?」当我们清楚了解自己所看重的是什么,就能很有条理得安排事情的先后顺序,也能让他人感受到你对自己的生活很认真,降低他人来打乱你生活次序的机会。

提高工作效率妙招三:表明自己的时间安排

工作效率-让他人也意识到妳的时间安排
讓他人也意識到妳的時間安排 / :123RF

承上一点,藉由了解自己所重视的是什么来「剖析自己的先后次序」,因此更明白自己工作以外的时间要如何运用、安排。

「透过了解我们分配时间的方式,别人也会更认识我们。」假如每周二晚上下班后是与家人聚餐的时间,可以提早告知团队其他人自己几点就必须要离开,如此一来能让大家清楚自己是个很重视家庭的人,久而久之,同事也会记得在周二这天尽量不耽误你的时间。

不要害怕这样做会像是在逃避工作,因为如果清楚自己的先后次序、有明确的时间规划,别人也才不会觉得你漫无目的。事先表明自己的时间安排,不但对得起自己,也能对别人有所交代,会让别人觉得与你共事很安心,团队也可以更明确得分配工作、掌握进度与效率。

提高工作效率妙招四:妥当安排会议时间

工作效率-让会议进行的有效率
讓會議進行的有效率 / :123RF

开会要清楚目的,才能简短又有效率。大家都不喜欢又臭又长的会议,然而会议时程常常是谁都说不准的事情,其实这会大大影响团队整体的进度。

会议前需要时间准备,会议后当然也需要时间消化。如果你身为一个会议发起者,建议在下班前两小时就完成所有会议。举例来说,晚上六点是下班时间,四点之后就尽量别再安排会议,除非紧急状况。

下午五点开会,可想而知过程中大家都很难专注,心里不是想着有什么事还没完成,就是只想着快点下班,一开完会大家就鸟兽散,刚刚说的重点直接被抛在脑后,隔天上班才在回想昨天开会的内容,甚至又要再发一次会议重复讲同一件事情,浪费不少宝贵的时间。

提高工作效率妙招五:认清极限,将大目标分阶段完成

工作效率-时间安排上不要超出自己的极限
時間安排上不要超出自己的極限 / :123RF

一天24小时,是天底下最公平的事。除了工作以外,每个人都有不同的职责与任务(例如,为人父母还要把时间留给孩子、朋友关系也需要花时间经营……)除此之外,没有人不需要睡眠、休息,我们都不是机器人,无法24小时开机。

要认清一件事实──「事情,永远不会有做完的一天」。我们虽然可以选择加班,但我们不可能因为疯狂加班而把所有的事都做完,要认清自己时间和精力是有极限的,设法将远大的目标分成阶段目标来完成,每天适当给自己任务,也能更放心享受休息的时光。

团队立定大目标是好事,但是若为了快速达成大目标而操死自己、操死员工,那就是蠢事了!高效率的团队不一定需要加班,因为「加班」某个层面来说就代表了「没效率」;而有良好的休息,也才有力气为目标继续努力。

懂得设定阶段目标、排好先后次序、不盲目开会、不漫无目的得加班,才能打造出超高效率的强大团队!

参考来源:

7 个习惯让你六点准时下班,而且毫无罪恶感!

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