Build an efficient team! 4 things novice supervisors must know
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談到管理只有策略絕對不夠若是推不動團隊目標再遠大也是枉然有好的目標或計劃卻無法確切落實最讓新手主管傷腦筋的事多半都在「執行」如果缺乏有效的執行力再多的紙上作業都是空談剛升上主管的你是否也因此傷透腦筋呢?

美國知名企管顧問公司–富蘭克林柯維顧問公司(FranklinCovey)專門協助客戶提升生產力與組織創新他們從全球超過 1,500 個各領域組織中高階主管的執行經驗整理出一套「執行力四紀律」(4 Disciplines of Execution, 4DX)針對執行力除了知道該做哪些事(what)之外他們更有系統地去找出如何做(how)並將這套發展經驗寫成《執行力的修練與成功有約的 4 個實踐原則》一書來幫助新手主管快速進入狀況

新手主管|須知一鎖定超級重要目標

團隊管理之所以無法高效就是因為我們目標太多了因此想要提升高效團隊一定要有聚焦行為聚焦為一點全力去執行達成這個目標切勿多個目標同時進行成效往往不會太好。Then,該如何設定極重要目標呢?新手主管一定要問自己 3 個問題

A 目標眾多哪一件事最重要?

團隊管理最忌諱多頭馬車多個目標進行什麼都做反而抓不到核心因此只選一個最重要的核心目標然後全體協力地往前進才能夠有效地達成目標

B 把目標放進每日行程表當中

新手主管清楚最重要的核心目標之後每天都要把這件事放在心上也就是你的日程表有沒有排在裡面進而去規劃每週要花多少時間多少精力在其中

C 設定最終完成的時間跟數字

設定目標一定要有清楚的時間和終點否則我們會不知道這個目標實際的檢核時間在哪裡?等到最終時間一到就可以用來檢核實際目標達成的結果試著將各項目標具體化數字化才能減少認真落差的產生

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The most important goal of locking / Figure: unsplash

新手主管|須知二從優先指標下手

要訂立優先指標才知道如何去檢核確保我們可以往這個方向前進就像開車看儀表板一樣進而了解在往目標前進之中團隊時速多少還有幾公里會抵達過程中什麼補充?

團隊無法達成目標的原因經常是因為新手主管只訂立了最終指標什麼是最終指標呢?比方說三個月後我們的業績額要達到 500 ,500 萬就是最終指標也就是最後訂出來的目標只定出最終指標的話就會沒有檢核標準

過程中缺少了檢核標準會無法得知怎麼做?是不是哪邊犯了錯?至於有哪些指標是優先指標呢?優先指標就是用來檢視我們以多少速度多少時間完成會達到我們的目的地終點過程中用來檢核的過程就是優先指標

for example,一個人想從 80 公斤減到 50 公斤最終目標也就是 50 公斤至於如何達到 50 公斤確保減去這 30 公斤的方法則為優先指標

以減重為例確保卡路里是否超標了?運動量是否足夠?這裡的「卡路里」和「運動量」就是優先指標通過每天監測「卡路里」和「運動量」確保往減重這個方向走新手主管務必從優先指標下手更有效執行往目標前進

新手主管|須知三設置醒目計分板

團隊管理就跟打比賽一樣一定要有清楚的分數才會知道目前執行的是落後還是領先透過每日計分板模式讓同仁對於目標更有感設置一個清楚醒目的計分板計分板並不是給老闆看的而是給全體成員看的要大大公告出來讓大家知道現在數字領先多少落後多少確保團隊在執行方向的時候知道我們有沒有達成

設立計分板有這 2 個原則

第一計分板要讓大家看得懂表格必須簡單到讓團隊成員一目瞭然,Can immediately determine their own location、是贏或輸

第二透過數字或圖表讓團隊知道還落後多少百分比,How much you need to work together。for example,目標是一個月內做到一百萬每日記錄達成百分比讓夥伴有一個目標往前衝

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Help teams build consensus,同步持續改變 / Figure:unsplash

小提醒當團隊如期達成目標新手主管可以帶大家一起慶祝喝采買瓶啤酒一起乾杯喝采一下鼓舞大家往最終點邁進對激勵團隊士氣有極大成效

Novice director | Notice four:落實當責

一個高效團隊管理每一個都須擁有當責精神也就是我應該負責什麼?我應該承擔什麼?因此團隊在執行的時候新手主管一定要定期開會檢核目前的進度

落實當責有這 3 個原則

A、How one week on the status of the report? What progress report last completed,只著重在報告執行的目標內容上不然會讓會議重點失焦

B、Review scoreboard Losing Points:目前是落後領先還是超前並提出原因以及改進解決方案

C、To make recommendations for amendments:清楚地報告上週進度釐清問題發生的狀況是否有值得鼓勵的部分提出建議方案或解決方案

KEYPOINT:4 個實踐原則

團隊管理有這 4 個明確的執行步驟也就是鎖定超級重要目標從優先指標下手設置醒目計分板落實當責對團隊或個人都可以依循落實執行力除了達成每日工作之外新手主管仍能徹底執行最重要的目標終結總是無疾而終的行動方案

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